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Entscheiden Sie sich schnell für einen Eventtermin – 5 Gründe, warum sich langes Warten eben nicht auszahlt

Je länger Sie warten, bis Sie einen Termin für Ihr Sommerfest, Ihre Weihnachtsfeier oder generell Ihre Eventveranstaltung buchen, desto mehr Probleme werden Sie haben.
Unabhängig von der Jahreszeit stimmt es nicht, dass die „Letzten die Ersten“ sein werden.
Genau umgedreht verhält es sich. Oder haben Sie bei einer Billigfluglinie bereits einmal zwei Tage vor Start noch einen 80-eur-Flug ergattert?
Anbei lesen Sie 5 Gründe, warum es sich auch noch anbietet, Ihre Eventagentur frühzeitig auf die Reise zu schicken… oder selbst zu agieren!

1. Ihre Wunsch-Location hat keinen Termin mehr frei.

Sie wünschen – sagen wir mal – sich einen Betriebsausflug oder einen schönen Teamevent, der sich „am Wasser, im Wasser“ abspielen sollte. Natürlich könnte man sagen, dass es doch „genug“ Seen oder Tümpel gibt, an denen man einen solchen Event abhalten könnte.
Aber leider nein, so ist es nicht. Die meisten schönen und bekannten Locations sind deshalb schnell ausgebucht, weil es dort überhaupt möglich (!!) ist, einen solchen Event durchzuführen.
Denn, wie wir alle wissen, darf man in Deutschland beispielsweise nicht einfach an den nächstbesten Baum Pipimachen. Oder einfach irgendwo im Grünen seinen Grill aufstellen. Schon gar nicht, wenn es kommerziell sprich „organisiert“ ist.
Also sind die Locations, an denen schöne Veranstaltungen durch tolles Ambiente, funktionsfähige sanitäre Einrichtungen, vielleicht einem angeschlossenen Restaurant u.ä., einfach selten.
Naja, und auch diese Locations haben eben auch nur vier Freitage im Juni…

2. Die Preise steigen

Den Umstand, den ich unter Ihnen 1. schildere, ist auch den findigen Gastronomen oder Besitzern/Verwaltern von den benötigten Locations sehr wohl bewusst.
Denn der Sommer hat einfach seine schönen und seine schlechten Monate.
Also muss ein Gastronom in den schönen und guten Monaten sein Geld verdienen, um seine Schafe überdachen zu können. Wenn jedoch der Sommer näher kommt, fragen immer mehr Menschen ein Sommerfest für Mitarbeiter an, oder einen Outdoor-Teamevent, oder „brauchen eine Fläche zum chillen“. Was würden Sie machen, wenn sich mehrere Kunden um einen Termin balgen?
Genau! Und genau das machen Locations auch, wenn der Sommer kommt – oder Weihnachten.

3. Hohe Teilnehmeranzahl durch frühe Terminbekanntgabe

Immer wieder hörte ich davon „ach Herr Helbig, es sind irgendwie viel weniger Teilnehmer als geplant gekommen“. Was für Sie ärgerlich ist, kann auch schnell für die Gäste einer Ihrer Veranstaltungen unangenehm werden. Denn Sie kennen es selbst: „Eine Party oder ein Konzert, wo nur wenige Menschen sich vor der Bühne um die Band scharen, kann nichts sein“.
Wollen Sie das?
Genauso denken auch Ihre Gäste – zumindest dann, wenn die Eventteilnahme freiwillig ist.
Sie können dagegen etwas tun: FRÜH einladen! Denn dann haben Ihre Gäste eben „keinen anderen Termin“ oder „heiraten nicht zufällig“. Oder, sie haben noch genug Zeit, sich einen Babysitter zu besorgen.

4. stressfreie Organisation und Zusammenarbeit

Wenn Sie Zeit haben, lässt sich doch alles viel besser organisieren.
Ihr Eventveranstalter, aber auch die Location, Ihr Hotel – oder auch SIE selbst – haben ausreichend  Zeit, mit Ihnen die wichtigen (und auch unwichtigen) Details zu besprechen.
Die Zeit fehlt Ihnen, je später Sie sich entscheiden, Ihren Event zu buchen.
Erfahrene Eventexperten sagen Ihnen: „der späte Vogel erstickt am Wurm“.
Sie wollen nicht der Vogel sein… schon gar nicht, wenn die Veranstaltung für Ihren Chef eine sehr wichtige Veranstaltung ist.

5. Optionen können auch helfen

Sie müssen nicht alles sofort buchen oder fest unterschreiben.
Denn wir als Ihre Eventagentur und Ihr Partner, so wie jede andere Agentur auch, die es gut macht, haben die Möglichkeit, Ihre Wunschlocation für Sie eine gewisse Zeit kostenlos zu reservieren.
Wir sprechen hierbei von „Optionen auf die Location“.
Sie haben dann in der Regel drei-vier Wochen Zeit – wenn Sie frühzeitig anfragen – um in aller Ruhe sich mit Ihrem Team zu beraten, was Sie gerne machen wollen.
Oder um andere Angebote einzuholen, zu vergleichen.

GEHEIMTIPP  (aber niemandem verraten!):
Die richtigen Termine für Ihr Sommerfest oder Ihren Teamevent können Sie auch ein Jahr im  Voraus optionieren. Hat Ihnen beispielsweise ein Eventveranstalter gefallen, oder die Art des Betriebsausfluges, oder gar die Location – was spricht dagegen, mit diesem Partner gleich für das folgende Jahr zu vereinbaren, dass Sie am tt.mm.jjjj gerne wieder kommen möchten.
So haben Sie die Location schon einmal im Sack. Und wissen Sie was: Sie sparen auch noch bares Geld, wenn Sie dann bereits buchen. Vorausgesetzt, Sie mögen arabische Souks und kennen sich im Handeln ein wenig aus.

Wir haben hier ein paar Informationen bereitgestellt, die Ihnen zusätzlich helfen können, Ihren Event gut vorzubereiten.

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